Вебинары: информационные технологии для «продвинутых»

Елена Ходак

Для начала определимся с понятиями. Что же такое вебинар и о чем здесь будет идти речь?   Вебинар это web-семинар, т.е. это семинар, который проходит по сети. А для того, чтобы этот вебинар проводить, используются специальные программы, которые устанавливаются на сервер (компьютер организатора вебинара или провайдера, если вебинар проводится на арендованном оборудовании).

Участник вебинара (слушатель) может принимать в нем участие со своего компьютера, пройдя в определенное, заранее указанное организатором вебинара время, по присланной им ссылке. Соответственно, при проведении  вебинаров существуют три основные роли: организатор обучения, преподаватель/тренер/ведущий и слушатель.

Организатор обучения планирует вебинар, назначает преподавателя, формирует группу, рассылает уведомления о дате и времени проведения вебинара.

Преподаватель проводит вебинар, используя для этого имеющиеся возможности программы, (загружает презентации, меняет слайды, включает/отключает камеры и микрофоны, использует указку и др.). В случае интеграции с системой дистанционного обучения преподаватель по итогам вебинара может выставлять оценки обучаемым, назначать тестирование.

Слушатель принимает участие в вебинаре, общается в аудиоконференции и чате, рисует на общей доске, смотрит презентацию.

Каким компаниям вебинары могут быть особенно полезны?

Вебинар как инструмент предназначен для организации совместной работы и обучения on-line,  для проведения различных мероприятий в Интернет или корпоративной сети и организации совместной работы и обучения в режиме реального времени. Поэтому  наибольшую пользу он принесет территориально распределенным компаниям, у которых множество филиалов и офисов, удаленных друг от друга и постоянно возникает необходимость в  коммуникациях между удаленными подразделениями.

С помощью вебинаров эти компании могут проводить on-line встречи и презентации, переговоры, совещания, митинги и другие on-line мероприятия с минимальными временными и финансовыми затратами. Не секрет, что альтернатива вебинаров в большинстве случае — либо телефонные переговоры либо командировки. Соответственно, затраты на связь, координацию и согласование  могут   стать существенной статьей бюджета.

Кроме того, вебинары могут быть интересны компаниям, у которых обучение является основным бизнесом (учебные центры, тренинговые и консалтинговые компании). Вебинары дают этим компаниям возможность проводить web-конференции, лекции, обучающие семинары и тренинги дистанционно, тем самым они получают возможность расширить клентскую базу. Например, слушатель из Сургута или Ханты-Мансийска может приехать в Москву или Санкт-Петербург на обучение один-два раза в год, а проходить обучение, не выезжая за пределы региона можно постоянно. В этой ситуации в выигрыше обе стороны. У учебных центров появляются постоянные клиенты, а слушатели могут снизить бюджет на обучение, исключив из него транспортные расходы  и затраты на гостиницу, командировочные, что часто составляет большую часть расходов на обучение.

Как все это выглядит? Что видит слушатель вебинара и что он может делать?

Понятно, что рассказывать про работу компьютерных программ дело неблагодарное: лучше «один раз увидеть…». Поэтому на рис. 1 Вы можете увидеть, как выглядит вебинар глазами его участников.

BIGITALRU_1

Общий вид интерфейса вебинара

Участники вебинара видят несколько окон, благодаря которым в ходе вебинара все участники видят докладчика и материалы презентации, слышат выступление, могут задавать вопросы и получать на них ответы. За счет этих возможностей достигается эффект присутствия и полноценное взаимодействие между участниками вебинара. И все это — в режиме реального времени.

1. Трансляция. В этом поле передается  изображение с web-камеры и все участники вебинара видят ведущего в режиме реального времени. Кроме того, возможно настроить это окно таким образом, чтобы видеть всех участников (этот режим удобен при проведении удаленных переговоров, когда участников немного). В этом случае окно «Трансляция» делится на несколько маленьких окошек и в каждом видно лицо участника.

2. Файлы вебинара. Здесь отображается список файлов, которые преподаватель (учитель, лектор, лидер) вебинара может отобразить в поле «Презентация». Это могут быть визуальные или текстовые материалы.

3. Участники. В этом окне  мы видим слушателей, которые подключены к трансляции и участвуют в вебинаре.

4. Презентация. В этом окне как у преподавателя, как и у слушателей, будет отображаться содержание текущего файла (изображение или flash-анимация)  из раздела «файлы вебинара».

5. Чат. Его используют слушатели для того, чтобы задать вопрос ведущему или при дискуссии между участниками во время проведения вебинара. Чтобы написать  сообщение в чат  необходимо ввести текст в текстовом поле и щелкнуть на кнопке «Отправить». После этого сообщение с датой и временем отправления отображается в поле «Чат» у всех пользователей, представленных в  списке поля «Участники».

Дополнительные «приятности» и «полезности»

1. Ведущий вебинара может использовать виртуальную классную доску,  проводить  голосования и  опросы слушателей (эти окна на рис.1 не видны, потому что они отображаются в окне «Презентация»), т.е одновременно ведущий не может проводить опрос и показывать презентацию (или может, но окна надо будет настраивать отдельно). Данные опросов и голосований среди участников могут быть выведены ведущим в режиме реального времени

2. Все презентации, которые были представлены на вебинаре, могут быть доступны слущателям и после окончания трансляции, также существует возможность записать вебинар и смотреть его в записи. Это актуально для тех потенциальных участников, кто планировал  присутствовать на вебинаре, но не смог.

3. Если ведущий/модератор разрешил участнику голосовую связь, то при наличии микрофона он может общаться с преподавателем и другими участниками, что важно для совещаний и переговоров, когда у нескольких участников последовательно есть возможность высказаться и быть услышанными.

4. Для более качественных коммуникаций существуют дополнительные опции — «Поднятая рука» и «Эмоция». Участник вебинара может в любой момент привлечь к себе внимание ведущего «подняв руку» (нажав на соответствующую кнопку в окне вебинара) или выбрав эмоцию, которую вызывает у него происходящее в вебинаре. Ведущий видит все поднятые руки и значки эмоций и может на них отреагировать.

5. Ведущий также может дать возможность слушателю рисовать на доске (whiteboard) и  писать тексты. Каждому участнику выделяется свой цвет для рисования, а  ведущий может корректировать рисунки обучаемых.

Вебинары: изнанка процесса или «Что, кому и когда необходимо сделать, чтобы успешно провести вебинар?»

Под успешным проведением вебинара подразумеваем ситуацию, когда все те люди, которых Вы на вебинар хотите пригласить (Ваши сотрудники, клиенты, партнеры и др.) знают о его проведении в определенный день и время, имеют техническую возможность принять в нем участие, т.е их участию в вебинаре ничто не препятствует, в назначенный день собирается кворум и вебинар проходит без сбоев (все, что вы хотите показать — видно, вас всем слышно, связь в процессе не «отваливается», ничего не зависает и не пропадает).

Что нужно иметь слушателю для участия в вебинаре

  • Компьютер, подключенный к интернету. Рекомендуется интернет-канал 256 кбит/с и выше, минимальные требования: 128 кбит/c.
  • Установленный браузер (Internet Explorer 6 и выше, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и др.)
  • Операционная система: Windows 98/ME/2000/XP/Vista/7
  • Наушники (или колонки) или встроенный динамик — для того, чтобы слышать голос докладчика
  • Web-камера для тех, кто хочет, чтобы их изображение видели другие участники вебинара
  • Ссылка на вебинар, полученная от организаторов
  • Микрофон,  для того, чтобы участвовать в аудиоконференции (часто без него можно обойтись, многим ведущим вебинаров для получения обратной связи от слушателей достаточно чата)
  • Установленный проигрыватель Adobe FlashPlayer (обычно 8 или более поздней версии). Скачать его можно с сайта Adobe.

Что нужно сделать, чтобы принять участие в вебинаре

Как правило, для этого необходимо зарегистрироваться. Это можно сделать, заполнив форму-заявку. Обычно она размещена на сайте компании, проводящей вебинар.  После этого на тот e-mail, который Вы укажете в заявке, организаторы семинара  пришлют Вам инструкцию по подключению и ссылку на ресурс в интернете, где будет проходить вебинар. В назначенное время Вам нужно будет зайти по этой ссылке.

Бывает, что после отправки регистрационной формы на указанный e-mail адрес Вам  придет письмо с подтверждением регистрации.

До начала вебинара желательно проверить готов ли Ваш компьютер к вебинару. Как правило, проверяют следующее: есть ли звук (корректно ли работают наушники,  колонки и микрофон), все ли в порядке  с изображением (правильно ли подключена web-камера),

Когда наступит время начала вебинара для того, чтобы  принять в нем участие необходимо кликнуть по ссылке вебинара, которую Вам прислали организаторы. После этого откроется окно вебинара,  и в списке участников Вы увидите свои имя и фамилию

Если вебинар еще не начался, то до начала вебинара обычно участникам доступен только чат.

Как пригласить участников на вебинар?

Как уже, наверное, понятно, ссылка для участия в вебинаре — одно из необходимых условий его проведения. Создает эту ссылку организатор вебинара. А программа для проведения вебинаров может облегчить ему жизнь. Как правило, эти программы содержат шаблон для рассылаемых приглашений либо дают возможность его сгенерировать.

Для приглашения на вебинар участников необходимо заполнить поля  этого шаблона и добавить пользователя (потенциального участника вебинара, которого вы хотите на вебинар пригласить). Если установить  опцию «отправить ссылку для участия по e-mail», всем зарегистрированным, то участникам будет на указанные адреса выслано приглашение на вебинар.

Инструменты ведущего вебинара

Права доступа. С помощью специальных инструментов специалист, ведущий сессию в виртуальном классе, имеет возможность управления правами доступа участников к сессии, а также включать или отключать инструменты рисования, микрофон и web-камеру одного, нескольких или всех участников

Управление презентацией. Ведущий имеет возможность управлять окном презентации — загружать файлы, переключать слайды, указывать на определенные области окна указкой

Управление режимом показа. Ведущий может переключать режимы показа информации (расположение и размер окон с чатом, видео, доской для рисования), открывать или закрывать окна с инструментами

Трансляция рабочего стола. Ведущий может начать трансляцию своего рабочего стола или экрана любого программного продукта, запущенного у него на компьютере

Опросы. Ведущий может создавать опросы различных типов (да/нет, единственный или множественный выбор), собирать и анализировать результаты опросов и при необходимости предъявлять их обучаемым

Управление записью. Все происходящее на вебинаре (аудио и видеоконференция, чат, изменения на доске, трансляция рабочего стола и.т.п) может быть записано и впоследствии воспроизведено. Ведущий управляет процессом записи вебинара.

Что организатор вебинара должен сделать заранее, чтобы вебинар был успешно проведен?

Во-первых, необходимо:

  • создать вебинар
  • указать время его начала и окончания
  • подготовить и загрузить материалы вебинара.  Возможно использовать файлы в следующих форматах:  изображения пиксельной (растровой, точечной) графики: jpg, png, gif;,  изображения векторной графики: svg;,  изображения с flash-анимацией: swf.
  • создать опросники, заметки

После этого в поле «Файлы вебинара» отображается список файлов, которые ведущий (учитель, лектор, преподаватель, лидер) вебинара может отобразить в поле «Презентация». А для того, чтобы в процессе вебинара какой-либо из  подготовленных файлов отобразился в поле «Презентация» преподавателю необходимо захватить строку с именем требуемого файла и перетащить ее в пределы поля «Презентация»

Содержание файла (изображение или flash-анимация) будет отображаться в окне «Презентация» как у преподавателя, как и у слушателей. При перемещении в поле «Презентация» другого названия файла предыдущее содержание заменяется новым. В поле «Трансляция» обеспечивается передача изображения с web-камеры. Для того чтобы это изображение передавалось на экраны пользователей, необходимо щелкнуть на кнопке «Начать трансляцию». Щелчок на кнопке «Остановить трансляцию» прекращает трансляцию.

Кнопка «Начать запись» служит для записи текущего занятия, конференции и т. д. Щелчок на этой кнопке запускает запись, а кнопка заменяется на «Остановить запись». Повторный щелчок на этой кнопке прекращает запись. Записанная информация появляется в списке изданий библиотеки с названием занятия, в течение которого запись была осуществлена.

Шкурный вопрос. Покупка или аренда.

Здесь тоже все достаточно просто. Если Вы планируете проводить вебинары редко или хотите просто «попробовать», то оптимальный вариант для Вас — аренда. Вы арендуете «виртуальный класс» на определенное количество мест. Если Вам необходимо проводить вебинары часто, и Вы не всегда можете заранее спланировать их частоту и периодичность, то целесообразно программу для проведения вебинаров приобрести в собственность. Это даст Вам экономию ресурсов в долгосрочном периоде и снимет необходимость согласовывать даты и время проведения вебинаров с провайдером.

Как внедрить вебинары у себя в компании?

Никаких америк здесь нет, начинать желательно, как и  при внедрении любых новинок с вовлечения первых лиц.  Если сотрудники знают, что директор поддерживает эту идею и принимает в ней активное участие — существенная часть сопротивления исчезнет.

Кроме того – крайне желателен активный внутренний PR. Как все новое – вебинары требуют привыкания, но если сотрудниками показать, рассказать и объяснить — они привыкнут и вебинары станут обычным и обыденным явлением в жизни компании, удобным и экономичным.

Наверное, никакого смысла доказывать, что информационные технологии способны значительно облегчить жизнь и упростить удаленные коммуникации, нет. Используйте, пробуйте, подключайтесь…

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>